Política de Privacidad

Versión 3.2 — 29 de septiembre de 2026

Aplicable a workflavia.com, panel.workflavia.com y a los servicios de WorkFlavia.

1. Quién trata tus datos

ERC Vulcano Grill, S.L., que opera bajo la marca comercial WorkFlavia.

No hemos designado Delegado de Protección de Datos porque no concurren los supuestos que lo hacen obligatorio. Para cualquier cuestión sobre tus datos, escribe a contacto@workflavia.com.

2. Dos papeles distintos, y conviene distinguirlos

WorkFlavia trata datos personales de dos formas muy diferentes:

Como responsable. Decidimos nosotros para qué se usan. Es el caso de los datos de quien visita la web, de quien nos escribe por el formulario y de los negocios que contratan nuestros servicios.

Como encargado. Los tratamos por cuenta de otro, siguiendo sus instrucciones y sin decidir nada. Es el caso de los datos de las personas que escriben al WhatsApp de un negocio cliente nuestro, o que reservan una cita en él. En esos casos el responsable es el negocio, no WorkFlavia, y las condiciones están en el contrato que firmamos con él.

Si has escrito al WhatsApp de un restaurante, una peluquería o un gimnasio y has llegado hasta aquí buscando información, la sección 6 te explica qué pasa con tus datos y a quién dirigirte.

3. Si visitas workflavia.com

Lo que ocurre siempre

Los servidores que alojan la web registran las conexiones, incluida tu dirección de internet, por motivos técnicos y de seguridad. Ese registro lo gestiona nuestro proveedor de alojamiento y no lo usamos para identificar a nadie. Base legal: nuestro interés legítimo en que el servicio funcione y esté protegido.

Si añades un servicio al carrito, esa selección se guarda en tu propio navegador y no llega a nuestros servidores hasta que decides pagar. No contiene datos personales.

Lo que solo ocurre si lo aceptas

Al entrar te mostramos un aviso donde puedes aceptar o rechazar las herramientas de medición y publicidad. Hasta que aceptes no se carga ninguna de ellas. Si rechazas, la web funciona igual y no se instala nada.

Si aceptas, tratamos los siguientes datos:

Base legal de las dos: tu consentimiento, que puedes retirar en cualquier momento desde el enlace del pie de página, sin que ello afecte a la validez de lo tratado antes.

Al píxel de Meta no le enviamos tu correo electrónico ni ningún otro dato que te identifique directamente. Le enviamos únicamente los eventos anteriores. Aun así, Meta recibe tu dirección de internet y puede relacionar esa información con tu propia cuenta de Facebook o Instagram si la tienes. Por eso solo lo activamos con tu consentimiento.

También usamos Google Search Console, que nos indica cómo aparece nuestra web en los resultados de búsqueda. No instala nada en tu navegador y no recoge datos de visitantes concretos, así que no requiere consentimiento.

El detalle de cada cookie está en la Política de Cookies.

4. Si nos escribes por el formulario de contacto

Qué recogemos: nombre, correo electrónico, teléfono si lo facilitas, nombre del negocio y el mensaje que escribas.

Para qué: responder a tu consulta y, si procede, enviarte una propuesta comercial.

Base legal: tu solicitud. Nos escribes para que te contestemos, y eso es lo que hacemos. Si además marcas la casilla de recibir información comercial, esa parte se basa en tu consentimiento y puedes retirarlo cuando quieras.

Cuánto lo conservamos: un año desde el último contacto contigo. Pasado ese plazo lo borramos.

No enviamos comunicaciones comerciales a quien no las ha pedido. No compramos listas de contactos ni escribimos a direcciones obtenidas de directorios o buscadores.

5. Si contratas un servicio

Qué recogemos:

• Datos de la persona de contacto: nombre, correo electrónico y contraseña cifrada.
• Datos fiscales del negocio: razón social, CIF, dirección de facturación, municipio y código postal.
• Datos de cada local: nombre y dirección.
• Datos de la contratación: qué servicios, con qué precio, desde cuándo y en qué estado.
• Registro de los cobros e identificadores de la pasarela de pago.
• Registro de la aceptación del contrato: qué versión aceptaste y en qué fecha y hora, según el reloj de nuestro servidor.
• Datos de uso de la plataforma: accesos y fechas.

Los datos de tu tarjeta no pasan por nuestros sistemas. El pago se realiza íntegramente en las páginas de Stripe, que es quien los recoge y custodia. Nosotros solo recibimos la confirmación del pago.

Para qué y con qué base legal:

Cuánto lo conservamos:

• Mientras el contrato esté vigente.
• Al terminar, dispones de 30 días para pedir que te devolvamos los datos o que los borremos. Pasados 30 días sin indicación, los borramos.
• Las facturas y los registros contables se conservan durante los plazos que exige la normativa fiscal y mercantil española, que llegan a seis años.

Si te escribimos con información comercial, cada mensaje llevará un enlace para darte de baja con un solo clic. La baja es inmediata y no te pedimos ningún motivo para aplicarla.

6. Si escribes al WhatsApp de un negocio que usa WorkFlavia

Esta sección es para las personas que escriben, reservan o son atendidas por un negocio que tiene contratados nuestros servicios.

El responsable de tus datos es ese negocio, no WorkFlavia. Nosotros somos su proveedor tecnológico y tratamos tus datos únicamente siguiendo sus instrucciones, conforme a un contrato de encargo de tratamiento.

Qué se trata a través de nuestra plataforma:

• Tu número de teléfono o identificador en la plataforma de mensajería.
• El contenido de los mensajes que intercambias con el negocio.
• La fecha, la hora y el canal de cada mensaje.
• Si el negocio usa nuestro sistema de citas: tu nombre, tu teléfono, tu historial de citas y las notas que el profesional anote sobre el servicio.

Estás hablando con un sistema automático. Las respuestas las genera un programa de inteligencia artificial, no una persona. El asistente suele presentarse como tal la primera vez que le escribes, aunque puede no hacerlo siempre: si tienes dudas sobre si te atiende una persona, pregúntalo o contacta directamente con el negocio.

El asistente puede equivocarse. Si algo es importante, confírmalo con el negocio.

El contenido de tus mensajes se envía a un proveedor de inteligencia artificial para poder generar la respuesta. No se le envía tu número de teléfono ni ningún dato que te identifique, solo el texto y el hilo reciente de la conversación. Ese proveedor no utiliza esos datos para entrenar sus modelos.

No se toman decisiones automatizadas que produzcan efectos jurídicos sobre ti. Confirmar o denegar una cita no es una decisión de esa naturaleza.

Ten cuidado con lo que escribes. Puede que menciones espontáneamente una alergia, una intolerancia o una condición de salud al pedir algo. No te lo pedimos ni lo necesitamos: escribe solo lo imprescindible.

Cuánto se conserva:

• Los mensajes: 30 días desde que se envían.
• La ficha y el historial de citas: mientras el negocio tenga el servicio contratado.

Para ejercer tus derechos, dirígete al negocio con el que hablas, que es el responsable. Si nos escribes a nosotros, trasladaremos tu solicitud a ese negocio y le ayudaremos a atenderla, pero no podemos resolverla por nuestra cuenta.

7. Con quién compartimos los datos

Para prestar el servicio nos apoyamos en los siguientes proveedores. Todos ellos están obligados por contrato a tratar los datos únicamente siguiendo nuestras instrucciones.

Fuera de esta lista, no cedemos datos personales a nadie. No los vendemos, no los alquilamos y no los compartimos con anunciantes.

Podemos comunicarlos a las administraciones públicas, juzgados y fuerzas de seguridad cuando una norma nos obligue.

8. Transferencias fuera de la Unión Europea

Algunos de los proveedores anteriores tratan datos en Estados Unidos. Esas transferencias se amparan en los mecanismos que prevé la normativa europea: la decisión de adecuación del Marco de Privacidad de Datos entre la Unión Europea y Estados Unidos, o las Cláusulas Contractuales Tipo aprobadas por la Comisión Europea, junto con las medidas complementarias que correspondan.

Puedes solicitarnos información sobre el mecanismo aplicable a un proveedor concreto escribiendo a contacto@workflavia.com.

9. Cómo protegemos los datos

Aplicamos, entre otras:

• Cifrado de las comunicaciones en todo el trayecto.
• Cifrado de las credenciales de integraciones con terceros.
• Contraseñas almacenadas cifradas, nunca en claro.
• Separación estricta entre los datos de cada cliente y de cada local.
• Acceso limitado a quien lo necesita para prestar el servicio, bajo deber de confidencialidad.
• Entorno de pruebas separado del entorno real, sin datos reales en pruebas.
• Copias de seguridad con capacidad de restauración.

Sobre las copias de seguridad: cuando un dato se borra del sistema, deja de estar accesible de inmediato, pero puede seguir existiendo en una copia de seguridad hasta que esa copia caduca y se sobrescribe. Durante ese tiempo la copia se conserva protegida, no se consulta para ningún fin y solo se usaría para restaurar el servicio ante un fallo grave.

• Registros técnicos del sistema sin datos personales de los clientes finales.
• Borrado automático de los mensajes al cumplirse el plazo de conservación.

Ninguna medida ofrece seguridad absoluta. Si se produce una brecha que afecte a datos personales, actuaremos conforme a la normativa: cuando seamos responsables, lo notificaremos a la autoridad de control y, si procede, a las personas afectadas; cuando seamos encargados, se lo comunicaremos al negocio responsable sin dilación y en todo caso dentro de las 24 horas siguientes a conocerlo, y le asistiremos en lo que necesite.

10. Tus derechos

Puedes ejercer en cualquier momento los siguientes derechos:

• Acceso: saber qué datos tuyos tratamos y obtener una copia.
• Rectificación: corregir los que sean inexactos o estén incompletos.
• Supresión: pedir que los borremos cuando ya no sean necesarios.
• Oposición: oponerte a un tratamiento basado en nuestro interés legítimo.
• Limitación: pedir que los conservemos pero no los usemos, en determinados casos.
• Portabilidad: recibirlos en un formato que puedas llevarte a otro proveedor.
• Retirar tu consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte a lo hecho antes.

Cómo ejercerlos: escribe a contacto@workflavia.com indicando qué derecho quieres ejercer. Podemos pedirte que acredites tu identidad si tenemos dudas razonables sobre quién nos escribe.

Plazo de respuesta: un mes. Si la solicitud es compleja podemos ampliarlo dos meses más, avisándote antes.

Si no estás conforme con cómo hemos tratado tu solicitud, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es), C/ Jorge Juan 6, 28001 Madrid.

Recuerda lo de la sección 6: si tus datos los trata un negocio que usa nuestra plataforma, es a ese negocio a quien debes dirigirte.

11. Menores

WorkFlavia es un servicio dirigido exclusivamente a empresas y profesionales. No contratamos con menores de edad.

No recogemos conscientemente datos de menores de 14 años. Si detectamos que hemos recibido datos de un menor sin la autorización necesaria, los eliminaremos. Si crees que ha ocurrido, escríbenos a contacto@workflavia.com.

12. Cambios en esta política

Podemos actualizarla cuando cambien nuestros servicios, nuestros proveedores o la normativa aplicable.

Cada versión lleva su número y su fecha. Si los cambios son sustanciales, avisaremos a los clientes con al menos 30 días de antelación por correo electrónico o desde el panel.

13. Contacto

ERC Vulcano Grill, S.L. — WorkFlavia Calle Rioja 2, puerta 4, 28850 Torrejón de Ardoz, Madrid contacto@workflavia.com